מאת: רו"ח אילה ורדי *
בין תפקידיו של המבקר הפנימי קיימת החובה לבדוק את נושא האתיקה הארגונית. חובה זו מופיעה בתקן 2110 לתקני הביצוע של ממשל ופיקוח תאגידי*, אשר מציינים את קידום האתיקה והערכים הנאותים בארגון כאחד היעדים של הביקורת הפנימית.
בלשון תקן 2110.A1: "הביקורת הפנימית חייבת להעריך את התכנון, היישום והאפקטיביות של מטרות בעלות היבטים אתיים, ושל תוכניות ופעולות הארגון בנושא".
* (מתוך התקנים המקצועיים של איגוד המבקרים העולמי, IIA).
השאלה שבפנינו – כיצד תתבצע בדיקה שכזו על ידי המבקר הפנימי.
ראשית, נזכיר לעצמנו שכשאנחנו מדברים על אתיקה, אנו מדברים על כללי התנהגות בשאיפה להגיע לרמה מוסרית גבוהה ביותר שלהם.
האתיקה נדרשת ונזכרת בתחום האפור של מצבים אשר אינם מוגדרים במפורש בחוקים, בתקנות ובכללים, או אשר מוגדרים באופן שנתון לפרשנות, עם מרחב גמישות.
בעיות אתיות יכולות לעלות בקשר להתנהגות, שייתכן ויכולה להיות חוקית – אך בעייתית. לדוגמא: בארגון כלשהו קיים עובד שתפקידו להפיק אירועים של קבלות פנים שהארגון מרבה לערוך. עובד זה, כחלק מתפקידו מזמין תכופות את ספק הקייטרינג שעימו יש התקשרות שנתית. לעובד זה גם היה אירוע פרטי של משפחתו ולאירוע פרטי זה שכר את ספק הקייטרינג של הארגון לאירוע פרטי שלו. אין לכך מניעה בחוק, אך קיימת בעייתיות מבחינה אתית ?
צריך לזכור שכשמדברים על כללי התנהגות, מה מותר ומה אסור, השיפוט לגביהם וההערכה לגבי הנאותות שלהם היא מותאמת לסביבה הארגונית שבה אנו פועלים. אלה יכולים להשתנות בין סביבה אחת לאחרת. השיפוט של מה ראוי ומה לא, הוא תלוי תרבות מקומית.
האתיקה עוסקת בהכוונה של התרבות הארגונית הרצויה. תרבות זו נוצרת ממספר מאפיינים ופעולות המהווים את נשוא הבקורת של המבקר הפנימי.
לאתיקה הארגונית יש תוכן ומאפיינים שכוללים: מדיניות; כללי התנהגות; הפעלה של תוכנית אתית. על המבקר הפנימי לבדוק את קיומם של נושאים אלו, את תוכנם ואת אופן יישומם.
נצפה למצוא מדיניות אתיקה ארגונית, אשר תכלול:
- מדיניות כתובה – הצהרת כוונות של ההנהלה, מדיניות בנושא שוויון, הטרדה וכדומה.
- קיום קוד אתי – למרבית הארגונים כיום קיים קוד אתי, אך יש לבחון את תוכנו. שימוש במשפטים כלליים ומושגים רחבים ומופשטים כגון יושרה/ נאמנות/ מסירות, אינו מספיק, על תוכנו של הקוד האתי להיות ספציפי ולשקף את הרגישויות של הארגון.
ישנם ארגונים שהנושא בא לידי ביטוי בצורה טובה בקוד האתי שלהם, כדוגמת הקוד האתי במוזיאון ישראל:
במוזיאון ישראל מתפרסם הקוד האתי לחברי המוזיאון, ובנוסף לו מתפרסמים גם כללי האתיקה החלים על חברי הדירקטוריון. חברי הדירקטוריון של המוזיאון נדרשים למלא טופס הצהרה בדבר ניגוד עניינים, ובכללי האתיקה החלים עליהם מוזכרת גם מדיניות המוזיאון לעניין תנאי קבלה/ רכישה של יצירות אמנות ע"י חבר דירקטוריון.
הקוד האתי לעובדי המוזיאון מפרט את האחריות המקצועית שלהם לאוספים, נושא נאמנות, מידע ושמירת סודיות, וכולל אף את מדיניות המוזיאון באשר לאספנות פרטית של עובדי המוזיאון והצגת מוצגים של אומנים שהם עובדי המוזיאון.
- פרסום והטמעה בקרב העובדים.
- מינוי גורם אחראי וכתובת לפניות.
- דיונים בנושאים אתיים.
- דיווחים לועדת הבקורת.
ארגונים רבים טורחים לחבר ולהפיץ קוד אתי בקרב העובדים וחושבים שבכך מילאו את היעד של דאגה לאתיקה בארגון. אך לא כך הדבר. הקוד האתי, כמפורט לעיל, אינו עומד בפני עצמו.
בנוסף אליו נדרשת תוכנית פעולה המפרטת כיצד יש ליישמו ולהפכו למעשי. כלומר, נדרשים צעדים משלימים, כמו נוהל טיפול בענייני אתיקה. במסגרת הנוהל צריכה להיות דרישה מהעובדים לפעול לפי המדיניות האתית ולדווח על חריגים, על התנהגויות או פעולות בלתי תקינות אל מוקד לקבלת פניות, מה שקרוי "קו חם". כמו כן, חשוב לספק הגנה למתלוננים.
כמו כן, יש לפרט בנוהל את אופן הדיון בתלונות, לרוב בוועדה בדרג בכיר, וכי נעשית בדיקה אמיתית, אובייקטיבית ומקיפה של המידע. בסופו של התהליך יש לדווח לוועדת הבקורת/ וועדת האתיקה או וועדת משמעת.
לעיתים המבקר משמש ככתובת לקבלת התלונות. במקרה מעין זה, הפיקוח עליו יהיה של ועדת הביקורת שאליה יגיש דוחות תקופתיים בנושא התלונות, ובנוסף יהיה עליו לדאוג לכך שהוועדה תמלא את תפקידה בנושא.
הקוד האתי אינו עומד בפני עצמו, ונדרשים צעדים משלימים ליישמו. חלק מכך יכול להיות בנהלים משלימים, אשר יעסקו בעניינים משיקים, כגון: נוהל עבודה פרטית, נוהל טיפול בהטרדה מינית, איסור קבלת מתנות וטובות הנאה, נוהל ארועים פרטיים ונוהל נסיעות לחו"ל.
למעשה, מתפקידו של המבקר הוא לוודא כי כל הדברים האמורים לעיל אכן מתבצעים הלכה למעשה וכי במכלול סוגי הנהלים והפעולות שננקטות קיימת התייחסות להיבטי האתיקה, וקיימת אכיפה שלהם.
מחקרים מראים כי קיים מתאם בין ארגון המטפח את התרבות האתית בתוכו, לבין ההצלחה העסקית. זאת בניגוד לדיעה הרווחת כי "עיגולי פינות" או קיצורי דרך בתהליכים הם דרושים כדי לקדם עניינים עסקיים. חשוב ביותר שתרבות מעין זו תתחיל בראש הארגון ותחלחל למטה. חשוב שהמנהלים בארגון יאמינו שהתנהגות אתית של הארגון, מנהליו ועובדיו, היא תנאי הכרחי למימוש מטרות הארגון.
לסיכום, תפקידו של המבקר הפנימי הוא לסייע להנהלת הארגון בהובלת מדיניות ראוייה של תרבות אתית, ולבדוק קיומם של כלים מעשיים כדי להבטיח מימוש המדיניות. המבקר אף יוכל לבחון את ההשפעה של קיום המדיניות האתית על הביצועים של הארגון.