ראשי פרקים להרצאה עבור עמותת אלווין ישראל בנושא : דגשים ועקרונות בהליכי רכש
מאת: רו"ח אילה ורדי מבקרת פנימית ל"אלווין"
- שיטות רכש – מכרז מול התקשרות ישירה
- מעמדה של העמותה בהליכי המכרזים
- כללי יסוד במכרזים ובניהול משא ומתן
- שלבים בהכנת מכרז
- הנחיות פנימיות באלווין
נספחים: – קטעי חקיקה רלבנטיים
- צעדים ובקרות בהליכי רכש
- נוהל רכש באלווין עד כה + תרשים זרימה
- שלבים בהכנה וטיפול במכרז
———————————————————————————-
מתוך דברי השופט שמגר:
"שניים הרעיונות העיקריים המונחים ביסודו של המכרז:
- האינטרס הציבורי – היינו הבטחת ממשל תקין על ידי ניהול ענייניה של הרשות בדרך שיש בה מתן סיכוי שווה ויחס זהה והוגן לכל איש מתוך הציבור. בשל אינטרס זה על הרשות לכלכל מעשיה באופן כזה שלא תעניק זכויות במתן אספקה או שירותים, אלא על פי כללים, שנועדו להבטיח שוויון והעדר משוא פנים וליצור אמון בשיקוליהם והוראותיהם של המופקדים על המינהל הציבורי… האינטרס האמור של הציבור בכללותו משתלב גם באינטרס של הקבלן או הספק המבקש ליטול חלק בתחרות…
- האינטרס העיסקי – משמע, המטרה להשיג מן הקבלן או הספק, המציע שירותים או אספקה, את האיכות המעולה ביותר האפשרית, של השירות או המוצר, תמורת מחיר נמוך ככל האפשר ותוך המועד התואם דרישותיה של הרשות. הווה אומר, עניינה של הרשות הציבורית כעניינו של כל בעל עסקים הוא לנהל משק יעיל, דבר המתבטא בין היתר בשימוש מושכל בכספי הציבור כדי שתצמח לציבור מירב התועלת תמורת מחיר זול ככל האפשר."
צעדים ובקרות בהליכי רכש
(1) דרישה לרכישה
– מי היוזם
– מי המאשר
– בד"כ טופס עם פירוט
(2) פנייה לספקים אפשריים
– הפרדה בין היוזם לבין מבצע הפנייה (קניין?)
– אופן הפנייה – בכתב / בע"פ
– בחירת הספקים / כמות – מחזוריות, חידושים
– אופן קבלת ההצעות מספקים (אפשרויות)
– עריכת השוואת תנאים בין ההצעות שהתקבלו
(3) קבלת החלטה על הספק הנבחר
– ועדת רכש / מכרזים
– נימוקים
(4) הוצאת הזמנה
– אישור תקציבי של מנהל כספים + שיריון במערכת
– מורשי חתימה (מי מוסמך?)
– בדיקת התאמה בין נתוני ההזמנה לנתוני ההצעה, ופרוטוקול ועדת רכש
(5) קבלה ואישור תשלום
– אישור ע"י מקבל השרות / הטובין
– הוראת תשלום ע"י גורם מוסמך
– השוואה בין הזמנה לבין חשבונית
– לציוד – רישום באינוונטר / מלאי
– הנה"ח – כרטיס ספק, אישור ניהול ספרים + ניכוי מס במקור
נוהל רכישות ציוד או שירותים
לרכישת ציוד או שירותים יש למלא טופס "בקשה לרכישה" חתום ע"י מנהל המסגרת, לאחר שהוא בדק כי קיימת אפשרות תקציבית או מקור מימון אחר.
- עד סכום של 1,000 ₪ – מנהל המסגרת רשאי להחליט אם יש צורך בהצעות מחיר. (לדעתי, זה סכום סביר להחלטת מנהל המסגרת, אבל לא לפטור מקבלת הצעות מחיר!!!)
- מסכום של 1,000 ₪ עד 7,500 ₪ – יש לבקש שתי הצעות מחיר כתובות.
- מסכום של 7,500 ₪ ומעלה – יש לבקש שלוש הצעות מחיר כתובות.
- לטופס "בקשה לתשלום" תצורף החשבונית עם הצעות המחיר ו"טופס הרכישה".
- רכישות ציוד או שירותים בעלות של 7,500 ₪ עד 15,000 ₪, מנהל המסגרת יבקש אישור מראש מהמשנה למנכ"ל (או מהמנכ"ל) לאשר את הרכישה, בתנאי שהרכישה מתוקצבת. יש לקבל שלוש הצעות מחיר כתובות.
- רכישת ציוד או שירותים שאינם מתוקצבים מסכום של 3,000 ₪ ומעלה חייבים באישור המשנה למנכ"ל.
- רכישות מעל 15,000 ₪ מחייבות את אישורו של המנכ"ל בכתב.
- כאשר מגיע הציוד החדש, על מקבל הציוד המוסמך לראות שכל הציוד תקין. לאחר מכן יש לסמן את הציוד שנרכש בתו זיהוי של אלווין ישראל.
שלבים בהכנה וטיפול במכרז
הכנת תוכנית ומפרט מלאים לעבודה או למוצר המבוקשים
- מפרט טכני
- לוח זמנים
- תנאים מוקדמים לגבי סוג הספק
- דרישות מיוחדות
- הערכת מחיר
- אבני דרך לבחינת ההמשך
- שרות בהמשך הדרך
דרוג הדרישות שיופצו למשתתפים
- החלטה על תנאים חיוניים
- מה לפרסם
בחירת אופן המכרז
- פתוח / סגור – מספר משתתפים
- במכרז סגור – המקור לקביעת שמות המשתתפים
- סבב שמאפשר הגינות
- מאגר פוטנציאלי
- תיבה / מעטפות סגורות
פרסום – הפצה
- קבלת פניות להבהרות – תאריך סופי
- מועדי "סיור קבלנים"
- הפצת תשובות לכל המשתתפים
טיפול בהצעות שהתקבלו
- לפני פתיחת מעטפות: קביעת קריטריונים ומשקלם
- צוות לרישום הנתונים ועריכת השוואה (תנאי סף)
- צוות בחירה – תיעוד הניקוד של כל חבר צוות
ניהול משא ומתן (אם פורסם)
- שוויון במתן הזדמנות לשיפור ההצעה
- מגעים עם הספק רק דרך הועדה
- שקלול מחדש של ההצעות
הודעה בכתב למשתתפים
- ניתן לקבוע כשיר שני
חתימת חוזה ומעקב
- אינו בא במקום הצעת מחיר
בכל השלבים:
- תיעוד מלא ומסודר לכל שלב
- לווי משפטי
- גילוי עניין אישי